亚马逊发邮件要 GPSR 文件,怎么回:3 套中英模板 + 师兄避坑指南

一句话结论

亚马逊发 GPSR 邮件要”责任人文件”,别慌,别直接抄网上回复。正确做法是:先确认你没填 EU Responsible Person 字段 → 找一家欧代签约 → 把信息填到后台 → 收到欧代邮件后,转发给亚马逊 performance@amazon.com / safety@amazon.com 备案。下面给 3 套中英模板,照着改。

这是啥

2024-12-13 欧盟 GPSR 全面生效后,亚马逊几乎每周都批量发邮件,主题大概是:

“Action required: Provide EU Responsible Person information for your listings”

邮件看起来很官方(亚马逊红 logo + 链接 + 截止日期),很多新手以为是要你发一个”特殊文件”过去。其实不是 —— 绝大多数情况下,你只要在亚马逊后台”EU Responsible Person”字段填好欧代信息,等系统抓取,邮件自动消失。

但偶尔亚马逊抽查,会要求你额外提供”文件证明”(欧代协议、欧代注册证明、责任人邮政地址等),这时你要回邮件。下面是真实场景 + 模板。

为什么跟你有关

不处理 = listing 被限流甚至下架。亚马逊目前的策略:

• 缺”EU Responsible Person”字段 → listing 在前台不展示给欧盟买家
• 长期不补 → 库存下架 + 账号”Account Health”标红 + 影响 ODR(订单缺陷率)
• 被市场监管机构投诉 → 强制下架 + 海关扣货

回错邮件也会出事。直接抄网上”模板”发过去,亚马逊会发现你”过度承诺”或”提供不实信息”,反而进入更严的审核队列(我见过有人承诺 24 小时内提供 10 类合规文件,实际根本拿不出来,被加进黑名单)。

你要做什么(分情况)

情况 A:你根本没填过 EU Responsible Person 字段

这是最常见的情况(80% 的卖家是这种)。邮件看着吓人,其实你只用在后台补填,不用回邮件。

具体步骤:

1. 登录 Amazon Seller Central(欧洲站,比如 sellercentral.amazon.de)
2. 顶部菜单 → Inventory → Listing → 选一个产品
3. 找到 “EU Responsible Person” 字段(可能在 “Safety Compliance” / “Compliance” 标签下)
4. 填入欧代信息:欧代公司名、邮政地址、邮箱、电话
5. 点击 Save and submit
6. 等 24-72 小时系统审核,缺资料的会发”Verify EU Responsible Person”邮件
7. 让欧代从他自己的邮箱回一封确认邮件给亚马逊(地址在审核邮件里),附上欧代协议扫描件

95% 的情况下,这一轮操作完,原邮件就自动关闭了。

情况 B:你已经填了,亚马逊还要你”提供文件”

极少数情况(欧代信息被系统标记为”待验证”,或你被抽样审查),亚马逊会发”Submit Responsible Person documentation”的邮件。

这时候你才需要回邮件。下面 3 个模板,从简到详。

3 套邮件回复模板

模板 1:最简版(90% 的情况够用)

适用于:你确实有欧代,信息已经填了,亚马逊在要”文件证明”。

中文版:

尊敬的 Amazon 卖家支持团队,

就贵方 2026 年 X 月 X 日发来的"EU Responsible Person 资料审核"邮件,作如下说明:

- 我方已为受影响的所有 ASIN 完成了欧盟责任人(Responsible Person)信息的录入与提交
- 欧代主体:XXX GmbH(欧代公司全称)
- 欧代地址:Street 123, 12345 City, Germany(欧代邮政地址)
- 欧代联系邮箱:responsible@xxx.com
- 委托协议编号:PR-2025-XXXX(你的欧代协议号)
- 委托协议签订日期:2025 年 X 月 X 日

随附材料:
1. 欧代协议扫描件(Principal_Authorised_Representative_Agreement.pdf)
2. 欧代注册证明(Company_Register_Extract.pdf)

如需补充其他信息,请直接告知。

此致
XXX(公司名)
日期:2026 年 X 月 X 日

英文版:

Dear Amazon Seller Performance Team,

With reference to your email dated [DATE] requesting documentation of
our EU Responsible Person for the affected ASINs, please find below
the information and supporting documents you requested.

EU Responsible Person:
- Company name: [Company GmbH / SARL / S.r.l.]
- Registered address: [Street + House No., Postal Code, City, Country]
- Contact email: [responsible@xxx.com]
- Telephone: [+49 30 12345678]
- Authorisation agreement number: [PR-2025-XXXX]
- Date of agreement: [YYYY-MM-DD]

Attached documents:
1. Principal-Authorised Representative Agreement (signed)
2. Extract from the commercial register of the Responsible Person

If any additional documentation is required, please let us know and
we will provide it promptly.

Best regards,
[Your Name]
[Your Company Name]
Seller ID: [A1XXXXXXXXXXXXX]

为什么这么写:

• 邮件开头先复述亚马逊的原邮件日期 + “作如下说明” → 让亚马逊审核员知道你是”主动回复具体哪个工单”,不会被自动归到垃圾邮件
• 把欧代核心信息结构化列出来(公司名 / 地址 / 邮箱 / 协议号),亚马逊系统能直接抓字段
• 随附材料用”序号 + 简短文件名描述”,方便审核员对照下载
• 不要承诺 24 小时 / 48 小时交付新文件(做不到就被标红)
• 结尾留 Seller ID → 方便亚马逊内部系统绑定到你的账号

模板 2:复杂版(被抽审 + 多个 ASIN)

适用于:邮件里点了名 10+ 个 ASIN,亚马逊要求”按 ASIN 逐个证明”。

英文版(中文版结构相同,只是更长):

Dear Amazon EU Compliance Team,

Reference: Compliance notice received on [DATE] regarding EU Responsible
Person information for the following ASINs:
- B0XXXXXXXX (Product name A)
- B0XXXXXXXX (Product name B)
- B0XXXXXXXX (Product name C)
... (list all ASINs)

We confirm the following:

1. The EU Responsible Person for ALL of the above ASINs is the same entity:
   [Company full legal name]
   [Registered address]
   [Contact email]

2. The Principal Authorisation Agreement (enclosed) covers all products
   of the same product category / brand family produced by our company
   and intended for sale in the EU market.

3. Per Amazon's guidance, the same Responsible Person has been registered
   for each ASIN in Seller Central. Screenshots of the EU Responsible
   Person section for each ASIN are attached in a single ZIP file
   "EU_RP_Screenshots_[DATE].zip".

4. The DOC (Declaration of Conformity) for each product is stored in our
   internal archive and can be provided within 5 business days upon
   request.

Documents attached:
- Principal-Authorised Representative Agreement (PDF, signed)
- Company register extract of the Responsible Person (PDF)
- Screenshots of EU RP registration for each ASIN (ZIP)
- Sample product packaging photo with CE mark (PDF)

Should Amazon require DOC for individual ASINs, please reply with the
specific list and we will return them within 5 business days.

Best regards,
[Your Name]
[Your Company]

为什么这么写:

• 邮件开头把所有 ASIN 都列出来 → 让审核员一眼能验证你”全部覆盖了”,不会被逐一打回
• 第 2 点”欧代协议覆盖同类产品” → 这是法律事实(欧代协议通常按”品牌 + 类目”签,不是按 ASIN),不用每个 ASIN 都签一份
• 第 3 点主动提供”截图压缩包” → 亚马逊系统验证不了的,你帮他节省时间
• 关键:第 4 点承诺 5 个工作日(不是 24 小时),留足余量;并且不主动提供所有 DOC(避免审核员要”全部产品全指令的测试报告”,你根本拿不出来)

模板 3:催办版(亚马逊已读不回超过 7 天)

适用于:你回过邮件 / 填过字段,但 7 天后 listing 仍在限流。

英文版:

Dear Amazon Seller Performance Team,

This is a follow-up to my previous correspondence on [DATE] (your
reference: [if known]) regarding the EU Responsible Person compliance
notice for ASIN(s) [XXXX].

Status update:
1. EU Responsible Person has been registered in Seller Central on [DATE].
2. Supporting documents (Principal-Authorised Representative Agreement
   and company register extract) were submitted on [DATE].
3. The original compliance notice (received on [DATE]) asked for
   action by [DEADLINE].

Despite the above actions, the affected ASIN(s) remain inactive on the
EU storefront. This has caused a loss of approximately [X,XXX] EUR in
sales per week and we would appreciate an expedited review.

Could you please:
- Confirm receipt of the submitted documents, and
- Provide an estimated timeline for the review to be completed, and
- Advise on any additional steps we should take?

I can be reached at [email] and [phone] during European business hours
(09:00-18:00 CET).

Thank you for your time.

Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
Seller ID: [A1XXXXXXXXXXXXX]

为什么这么写:

• 开头清楚标注”第几次跟进 + 原邮件日期 + 你的 case 编号(如有)” → 避免被当成新邮件处理
• “Status update” 3 条 → 让审核员快速看到你做了哪些事,不需要再翻历史邮件
• 提到”已造成 XX EUR/周损失” → 让审核员意识到这是紧急工单(亚马逊有 SLA,listing 错误限流超过 7 天会触发内部升级)
• 结尾给”3 个具体问题” → 引导审核员回复时给具体答案(避免”我们会尽快处理”这种空话)

常见问题

Q1:欧代服务要怎么挑?不要随便在淘宝找一家吗? A:不要。欧代不是注册一个邮箱就行的事 —— 他要在欧盟有真实办公地址 / 注册号 / 邮政地址,要能替你收市场监管机构的信、要能替你出席产品安全事故调查。淘宝上几百块的”野欧代”大多是空壳公司,亚马逊审核会被打回 + 后续出事找不到人。建议选 ProductIP、Eurofins、mcs、Intertek 等行业知名的。

Q2:亚马逊邮件说要”30 天内补”,超了会怎样? A:30 天是”警告期”,实际限流动作可能在 7-15 天就开始。一旦限流,listing 在前台对欧盟买家不可见,不会直接下架,但搜索结果 / 广告位全没了。比”下架”还难受 —— 你看到 listing 还在,以为没事,其实一周没单。

Q3:我用的是亚马逊 FBA,亚马逊不就是责任人吗? A:不是。FBA = 仓储 + 履约服务,亚马逊只负责把货送到买家手里;法规意义上的”责任人”必须是品牌方 / 制造商 / 进口商 / 欧代,亚马逊不管产品安全。FBA 的条款里有明确说明:“FBA does not make [Amazon] the responsible person for your products under EU law.”

Q4:欧代协议怎么签,要花多少钱? A:市场价约 500-3000 欧元 / 年(人民币 4000-25000),按产品类目 / SKU 数量 / 品牌数量分级。签约时记得要求对方提供:欧代在欧盟的注册号 + 邮政地址 + 联系方式,亚马逊后台直接填;协议扫描件存档 5 年。

Q5:我能不找欧代,直接写”自己是欧代”吗? A:不行。除非你在欧盟有真实注册公司 + 欧盟地址,否则填”自己”会被亚马逊审核打回(系统会校验公司 VAT 号 / 商业注册号)。中国公司直接填”自己”,没有欧盟主体编号 = 不合规。

Q6:亚马逊邮件用中文回可以吗? A:不建议。亚马逊欧洲站卖家支持团队主体在卢森堡 / 印度,英语是工作语言。中文邮件 → 翻译延迟 → 处理慢。英文回信优先,中文只在你和欧代对接 / 内部沟通时用。

救命资源

• 欧盟 GPSR 通用产品安全法规 — 法规细节必读
• 90 天合规起步路线图 — 完整排期参考
• 收到平台合规通知后的 48 小时应对清单 — 紧急情况流程
• 产品上架前资料检查清单
• Amazon Seller Central — EU Responsible Person 官方说明:https://sellercentral.amazon.eu/help/hub/reference/G6C74FKQ4ZBX7BGB
• EUR-Lex Regulation (EU) 2023/988 全文:https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/988/oj

核对日期

本卡片由编辑团队于 2026-07-14 核对主要事实与链接;亚马逊政策可能随时调整,以 Seller Central 官方公告 + EUR-Lex 法规原文为准。

风险提示与免责声明

本站是信息整理和辅助判断工具,不构成法律意见。本卡提供的邮件模板为”通用框架”,针对你的产品 / 你的账号状态需要微调;不要一字不差地照抄 —— 涉及法律事实(欧代信息、协议号、ASIN)的部分,务必填写真实信息。提供虚假合规信息可能触发亚马逊账号审查 / 资金冻结 / 法律追责。具体执行请咨询有欧盟法 / 产品安全资质的律师或合规顾问。